ウェビナーを成功させるためには？押さえておくべきポイントを解説！

新型コロナウイルス感染拡大によってリモートワークやテレワークが普及した影響に伴い、オンライン上でセミナーを開催できる「ウェビナー」が大きな注目を集めています。今回は、そんなウェビナーを成功に導くために、開催前に押さえておきたいポイントや運営する上での注意点、開催後に行うべきことについてまとめてご紹介していきます！

ウェビナーを成功させるためには？

ウェビナーは従来の会場型のセミナーとは異なり、インターネットを通じ、配信ツールを介して講演者と参加者がつながるシステムです。そのため、Web会議システムの特性やインターネット環境について理解を深めることが大切です。

以上のことを踏まえ、ここではウェビナーを成功させるためのポイントについてご紹介していきます。

■ インターネット環境を整える

ウェビナーを開催する際には、安定して配信を行えるよう、インターネット環境を整えることが大切です。コンテンツがどれほど素晴らしい内容であったとしても、視聴者に配信を届けることができなければウェビナーを成功させたとはいえません。

「配信が始まらない」「音声が聞こえない」などといった配信トラブルを起こさないためにも、インターネットの回線速度や配信機材の状態などを必ず確認しておき、ウェビナーを開催する前に配信テストを行うとよいでしょう。

■ 参加者の見やすいようにプレゼン資料を工夫する

ウェビナーでプレゼン資料などを活用する場合、スマホで参加する視聴者にも配慮し、小さい画面で見やすいように意識して作成する必要があります。スライドを作成する際には、文字を大きくしたり図表を活用したりして視覚的に分かりやすいものを用意しておくとよいでしょう。

また、ウェビナーは参加者が途中で離脱しやすい傾向にあるため、視聴者を飽きさせないよう画像や映像を用いてコンテンツの内容に緩急をつけるなど構成を工夫してみるのもおすすめです。

ウェビナーを運営する上での注意点

ウェビナーはインターネットを通じて情報のやり取りを行うため、配信・機材トラブルなどが発生した際には、視聴者と上手くコミュニケーションが取れなくなってしまう可能性があります。

そのため、対面で行う従来のセミナーよりも一層、参加者に配慮する必要があります。ここでは、ウェビナーを運営するにあたり注意すべきポイントについて解説していきます。

■ 事前に配信・リハーサルテストを行う

ウェビナーは参加者の離脱率が高いため、当日に配信トラブルを頻発させてしまった場合、視聴者にストレスを与えてしまいすぐに離脱されてしまう恐れがあります。

このような事態を回避するためにも、事前にリハーサルを行い「視聴者に映像が届いているか」「マイクの音量は適切か」「映像の明るさやカメラの配置に問題はないか」などを事前に確認しておくとよいでしょう。

また、当日はウェビナーの開始時刻よりも15～30分ほど前に開場して音声と映像を流し、不具合がないかチェックしておくことで開始早々の配信トラブルを回避できます。

■ 参加者のインターネット環境を配慮する

先ほど、ウェビナーを成功させるためにはインターネット環境を整えることが大切と述べましたが、これは参加者についても同様です。

いくら運営側がネット環境を整えていたとしても、参加者側のネット環境が整っていなければコンテンツを届けることができません。参加者が余裕を持って当日の配信を迎えられるよう、事前に案内メールで視聴用のURLや当日使用する配信ツールを送付しておきましょう。

また、どうしてもネット環境が不安定で当日のリアルタイム配信に参加できなかった視聴者を考慮し、配信を録画したデータを後日、該当者に提供するなどの対応を検討することも大切です。

ウェビナー開催後にやるべきこと

ウェビナーを開催したからといって、そこで終わりではありません。開催後には参加者のフォローと同時に、次回のウェビナーや今後のマーケティングを見据え、ウェビナーで収集したデータを分析することが大切です。

■ 興味・関心を持つ参加者にアプローチする

ウェビナーに参加した視聴者は、今後の見込み客となり得るため、商談へとつなげられるように誘導することが大切です。ウェビナー開催後に参加者へお礼メールを送信すると同時に、さらに自社に興味を持ってもらえるよう、次に開催するイベントの告知を行うなどして、参加者の意欲を持続させるのもよいでしょう。

また、欠席者に対してもしっかりとフォローを行うことによって、次回のイベントに参加してもらえる可能性が高くなります。

■ 参加者のデータを分析する

ウェビナーを配信するツールにもよりますが、多くの場合、ツールの機能を活用することで参加者のデータを分析することが可能です。

アンケート機能を用いることで、「参加者の基本データ」「ウェビナーの感想」「今後のウェビナーへの要望」など多くのデータを収集できます。アンケートを行う場合、回答率を上げるためにウェビナー中に実施することをおすすめします。

ウェビナーを成功に導くためには、ネット環境の整備はもちろん、対面のセミナー以上に参加者への配慮が重要となります。今回ご紹介したポイントを抑えることによって、ウェビナーをより効果的に活用できるので、ぜひこの記事を読み返してウェビナーの成功にお役立てください！