ウェビナーを開催する手順とは？具体的な流れを順を追ってチェック！

テレワークやリモートワークの普及の影響に伴い、ウェビナーの需要が高まる中、「自社でもウェビナーを開催したいと」と思う方も多いのではないでしょうか。そこで、本記事ではウェビナーの概要や開催までの具体的な流れについて詳しく解説していきます。ウェビナーの開催を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

ウェビナーの概要

「そもそもウェビナーってどんなもの？」と疑問に思う方もいるかと思われます。ここでは、ウェビナーの概要や特徴について解説していきます。

■ ウェビナーとは？

ウェビナーとは、オンライン上でセミナーを行うことを指します。「ウェブ」と「セミナー」を掛け合わせた造語であり、オンラインセミナーやWebセミナーと呼ばれることもあります。ZoomなどのWeb会議サービスを使って動画を配信するのが一般的であり、音声や映像、資料を活用しながら参加者にオンラインで情報を提供することが可能です。

ウェビナーの配信方法は主に「リアルタイム配信（ライブ配信）」と「録画配信（オンデマンド配信）」の2通りあり、それぞれ特徴が異なります。

■ リアルタイム配信（ライブ配信）

リアルタイム配信とは、生放送でウェビナーを開催する配信形態のことです。

チャットやアンケート機能を活用することにより、遠隔でありながら配信者と視聴者の間で双方向にコミュニケーションをとりながら進行できるメリットがあります。また、画面に映る参加者の表情や反応によって、コンテンツ内容を柔軟に変更していくこともできるため、ライブ感のあるウェビナーを開催する際におすすめです。

しかし、通信環境を整えておかなければ配信トラブルが発生することもあるため、リアルタイム配信を行う場合はしっかりと事前準備することが大切です。

■ 録画配信（オンデマンド配信）

録画配信とは、その名の通り、事前に録画した動画コンテンツを視聴者に提供する配信形態です。YouTubeなどの動画プラットフォームで限定公開した動画をウェビナーの参加者に提供する形が一般的とされています。

録画した配信であることから、リアルタイム配信と比べコミュニケーションが取れないというデメリットが存在しますが、その反面、参加者が任意のタイミングで自由に動画を視聴できるメリットがあります。

また何度も動画を見返せることも多いため、研修や同じ内容のセミナーを複数回に分けて開催したい場合、録画配信を行うことで主催者側のコスト削減にもつながります。

ウェビナーを開催する手順

ウェビナーをスムーズに行うためには、開催までの手順をしっかりと把握しておくことが大切です。そこで、ウェビナーを開催するまでの具体的な流れについて解説していきます。

■ 配信ツールの選定

はじめにウェビナーの際に使用する配信ツールの選定を行います。ウェビナーに使用できる配信ツールはZoomをはじめ、GoogleハングアウトやYouTubeライブなどさまざまな種類が存在します。ツールによって特徴がそれぞれ異なるため、ウェビナーの内容や開催規模に合わせて最適なツールを選びましょう。

■ 配信環境の整備

続いて配信に必要な機材の準備を行います。配信の質を向上させたい場合には、事前にスペックの高いマイクやカメラを購入しておくとよいでしょう。また、配信トラブルを起こさないようにネット環境をしっかりと整えておくことも大切です。

■ 集客・告知

配信できる環境を整えたら、当日により多くの参加者が集まるよう集客・告知を行います。SNSや動画広告などを活用し、ターゲット層へのアプローチやウェビナーに参加することで得られるメリットなどを積極的にアピールして集客を行いましょう。

■ 参加者に案内メールを送る

参加申し込みが集まったら、参加者に対して当日の案内や参加方法を記載したメールを送ります。ウェビナーでは当日に「入室方法が分からず参加できない」というトラブルが多発するため、参加方法についてはとくに丁寧に説明しておくとよいでしょう。

ウェビナーを開催する際に意識するべきポイント

最後に、ウェビナーを成功に導くために意識するべきポイントについてご紹介していきます。

■ リマインドメールを送信して参加意欲を高める

ウェビナーは場所に囚われず気軽に参加できる反面、キャンセル率が高いという特徴があります。せっかく参加申し込みをしてくれたにもかかわらず、直前になってキャンセルされてしまうケースも少なくありません。

このような直前のキャンセルを防ぐためにも、開催日が近くなったら案内メールを送信するなどして、視聴者の参加意欲を高めておくとよいでしょう。

■ 開演前に配信テストを行う

ウェビナーの開場時間を開始時刻の15～30分ほど前に設定し、その間に音声と映像を流して配信トラブルがないか確認しておくとよいでしょう。事前に配信テストを行うことで、開始早々の音声トラブルや映像の乱れを回避してスムーズに進行できます。

本記事では、ウェビナーの概要から配信までの手順、開催する際のポイントについて解説しました。ウェビナーを成功させるためには、ネット環境や機材の整備など入念な事前準備が大切です。ぜひ本記事を読み返し、ポイントと流れを押さえてより効果的にウェビナーを活用してみてください！