ウェビナー運営を代行業者に依頼するメリットについて解説！

リモートワークやZoomをはじめとするWeb会議システムの普及に伴い、ウェビナーをビジネスに導入する企業も増加しました。企業からの需要も高まるウェビナーですが、専門業者に運営の代行を依頼できるのをご存知でしょうか。今回はウェビナーの運営を代行業者に依頼するメリットや業者を選ぶ際のポイントについて解説していきます！

ウェビナー運営代行業者に依頼できる内容

「運営を代行してもらえるといっても、どこまで依頼できるの？」と疑問に思う方も多いのではないでしょうか。ここでは、ウェビナー運営について代行業者に依頼できる内容についてご紹介していきます。

■ 事前準備

依頼する業者によって多少の違いはありますが、ウェビナーの運営を代行業者に依頼することで、会場の手配や台本の作成はもちろん、申し込みフォームの作成や機材の準備も代行業者に任せることができます。事前準備を代行してもらうことで本番のリハーサルや練習に集中することが可能です。

■ 集客サポート

運営代行で培ってきたマーケティングのノウハウを活用し、集客のサポートを行ってくれる代行業者もあります。集客を代行してもらうことによって、電話での営業、Webサイトの作成、SNSでの告知など集客業務にリソースを割く必要がなくなるため、他の業務に注力しながらウェビナー開催の準備を進めることができます。

■ 当日のフォロー

配信機材の搬入から会場設営、配信のサポート、トラブル発生時の対応に至るまで代行を依頼することが可能です。プロに依頼することにより、当日の配信トラブルを回避してウェビナーの質を向上させることができます。また、配信ツールの操作などにも対応してくれるため、配信者はスムーズにウェビナーを進行することが可能です。

■ 開催後のアフターサポート

ウェビナーの開催後には、参加者の分析やアンケート集計、お礼メールの送付、今後の改善点の模索などさまざまな業務を行う必要があります。これらの業務も代行業者に依頼することが可能です。プロのノウハウを用いて、改善点の発見や次回の開催に向けてアドバイスをもらうこともできるため、今後の展開につなげることができます。

ウェビナー運営を代行業者に依頼するメリット

ウェビナー運営を代行することによって、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。その主な例についてみていきましょう。

■ 人的リソースを他の業務に回せる

ウェビナー運営を代行することにより、ウェビナーの準備や運営にかかる人的リソースを削減できます。プロの代行業者にサポートしてもらうことで、少人数で準備・運営を進められるため、他のスタッフ（社員）は自社の業務に注力することが可能です。

■ 配信トラブルを回避できる

ウェビナーでは配信トラブルの発生が課題として挙げられており、開催する際にはインターネット設備やシステムに詳しい人員が必用不可欠となります。社内に専門的な知識を持つ人がいない場合には、配信トラブルが頻発してまともにウェビナーを進行できない恐れもあります。

しかし、ウェビナー代行を依頼することによって、プロのスタッフが配信のサポートをしてくれるため配信トラブルを回避することが可能であり、万一、トラブルが発生した際にも迅速に対応してくれるので安心です。

■ ウェビナーの質を上げられる

自社で行うよりもウェビナーの質を上げられるのも、ウェビナー運営代行を依頼する大きなメリットといえるでしょう。プロの業者に依頼することにより、多拠点を繋いでの配信や複数画面の切り替え、画面構成のバリエーション増加など、配信のクオリティを高めることができます。

ウェビナー運営代行業者を選ぶ際のポイント

最後に、ウェビナー運営代行業者を選ぶ際に意識すべきポイントについてご紹介していきます。

■ ウェビナーのサポート実績を確認する

ウェビナー代行業者を選ぶ際には、ビジネスとしてウェビナー開催をサポートした実績を確認することが大切です。実績のある代行業者に依頼することによって、ウェビナーを開催する目的を汲み取り、効果的なマーケティングを提案してくれるでしょう。

■ サポート範囲をチェック

ウェビナー運営代行は、業者によってどの範囲までサポートしてくれるかそれぞれ異なります。準備からアフターサポートに至るまですべてフォローしてくれるのか、部分的なサポートに対応しているかなど、自社が必要とするサポート範囲に合わせて代行業者を選んでいきましょう。

■ スタジオ貸し出しの有無

はじめてウェビナーを開催する場合や、開催経験の少ない場合には、配信機材やインターネット環境がしっかりと整った専用のスタジオから配信するのがおすすめです。専用スタジオには専任のスタッフが在中しているため、トラブルや気になることがある際にはすぐに相談できます。

この記事では、ウェビナー運営代行業者のサポート内容、業者に依頼するメリット、選ぶ際のポイントについてまとめてご紹介しました。ウェビナー運営代行を依頼することで、専門的なサポートを受けることができるため、はじめてウェビナーを開催する際にも安心です。

「自社でウェビナーを開催するのが不安」という方は、ぜひこの機会にプロの業者に代行を依頼してみてはいかがでしょうか？