ウェビナー配信を成功させよう！サポート会社選びのポイントとは？

ウェビナー運営代行会社を利用すれば、専門的な知識や技術、機材などがなかったとしても、誰でも簡単に配信が行うことが可能です。これから配信を行いたいと考えている人にとってはこれ以上なくおすすめと言えるでしょう。

当サイトではウェビナー運営代行会社について情報をまとめて紹介していくので、是非参考にしてください。

ウェビナーの配信方法

①リアルタイム配信

リアルタイム配信は生放送で配信する方法で、ライブ配信とよばれることもあります。リアルタイムの良いところは、視聴者とやりとりしながら配信ができるところです。リアルタイム配信にはチャット機能やアンケート機能が備わっており、録画配信と比べて参加者と密にコミュニケーションをとれるのが特徴。

しかし、トラブルの発生による映像の撮り直しができないため、万が一の事態でも対応できるアドリブ力が求められます。配信の際には、機材や台本のチェックに細心の注意が必要です。

②録画配信

録画配信は事前に映像を撮り、決められた時間に映像を配信する方法です。録画配信は映像の撮り直しや編集ができるため、会社説明会など端的にものごとを伝えたい場で利用されます。また、録画配信は巻き戻しも可能となっており、一人一人のペースに合わせて視聴できるのも魅力です。

しかし、録画配信はリアルタイムにあるような視聴者とのやり取りができません。配信する時には全員が分かりやすく説明できる工夫が必要になります。さらに、動画編集の技術も求められるので、運営会社によって力量が変わるのもデメリットです。

ウェビナー代行依頼のメリット・デメリット

新型コロナウイルス感染症拡大により、多くの企業が研修やセミナー、イベントをオンラインで開催するようになりました。しかし、ウェビナー開催にあたって配信に関するノウハウがなかったり人的リソースが不足していたりするために、困った経験がある方も多いでしょう。

本記事では、ウェビナー代行の詳しい内容やメリットとデメリットについてご紹介します。ウェビナー代行依頼を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

ウェビナー代行依頼とは

ウェビナーは、「ウェブ（Web）」と「セミナー（Seminar）」を組み合わせた言葉で、インターネットを通じて行うオンラインセミナーのことを意味します。視聴者や配信者が世界中のどこからでも参加できるのがメリットです。

ウェビナー代行とは、ウェビナーの開催前の準備や配信を代行したりサポートしたりしてくれるサービスです。ウェビナー代行を活用することによって、企業は準備にかかる負担が減らせるため、配信に割く人員を削減したり、セミナーの内容の作成に集中したりできるようになるでしょう。

事前準備

ウェビナー開催にあたって、事前に準備しておかなければならないことがいくつかあります。ウェビナーを開催するには、まずはマイクとカメラがついているパソコンのほか、インターネット環境が必要です。

マイクやカメラはパソコンに内蔵されたものでも配信可能ですが、単独のカメラやマイクを用意することで、よりよい音質や画質で配信できます。

そのほか、セミナーの内容によってスクリーンやホワイトボード、照明器具を用意してもいいでしょう。

また、配信中に周囲の人の話し声や雑音が入らないようにするなら、レンタルスタジオや会議室など、配信に適した静かな場所で行う必要があります。ウェビナー代行サービスに依頼すれば、事前に会場を手配してもらうことも可能です。

そして、本番前にはリハーサルを行い、本番の進行や手順をつかんでおいた方がいいでしょう。

配信するツールの準備

ウェビナー配信を行うには、配信ツールが必要です。現在はさまざまなウェビナー配信ツールがあり、ツールを活用することで集客や配信、アフターフォローまでできるようになっています。

配信ツールによっては画面共有機能、録画機能、チャット機能、アーカイブ機能などさまざまな便利な機能を備えているものもあります。配信の機能だけでなく、ほかにも配信後の分析ができるもの、録画したセミナーをアーカイブとして配信できる機能を持ったものもあります。

ウェビナー代行に依頼すれば、セミナーの内容や参加人数によって最適なウェビナー配信ツールを使用してくれるでしょう。

開催の事前準備ができたら、開催日までに参加者に配信URLを連絡します。

配信終了後もサポート

配信が終了したら、事後処理も必要です。ウェビナーは、ただ開催するだけでなく、配信終了後にオンデマンドデータ作成や配信ログ抽出、参加者の入退出履歴やアンケートなどの集計と、それに基づいた課題整理を行い、次回に活かすことも大切です。

ウェビナー代行依頼のメリット・デメリット

ウェビナー開催に関するさまざまなサポートを受けられるウェビナー代行サービスには、メリットとデメリットがあります。以下で詳しく紹介するので、ウェビナー代行を利用する前に確認しておきましょう。

メリット

ウェビナー代行を利用すれば、事前準備や運営にかかる人的リソースを減らすことができます。

ウェビナーを開催するにあたり、会場手配や運用マニュアル、進行台本、イベントページの作成、集客などに幾人もの人員が必要になります。ウェビナー代行サービスに機材準備、会場設営などをサポートしてもらえば、より少ない人員で対応できるようになります。

ウェビナー当日は、配信が止まったり、参加者が入室できなかったりと、さまざまな配信トラブルが生じることがあるかもしれません。しかしウェビナー代行サービスなら、配信技術のある専任スタッフが機材の操作や配信の手順をサポートしてくれます。

パソコン、カメラ、マイクなどの専門の機材が揃っているため、質の高い配信ができるのもメリットでしょう。

デメリット

ウェビナー代行サービスを利用するには、ある程度のコストがかかります。サービスを提供する会社によって金額は異なりますが、社員の稼働時間分の人件費や配信機材・会場使用などのコストのみで行う自社運営と比べると、コストがかかるのがデメリットといえるでしょう。

また、代行サービスに委託すれば、配信に必要なほとんどの作業を代行してくれますが、ウェビナーを行ったノウハウが自社内に残りにくいというデメリットがあります。継続的にウェビナーを開催する企業は、自社内にノウハウを蓄積していく必要があるかどうかについてよく考えましょう。

ウェビナー代行サービスに依頼する際は、主催者が意図する流れや糸をきちんと汲んでもらえるよう、ウェビナー開催当日目出にしっかりと打ち合わせを行い、開催趣旨や参加者の傾向を委託先に共有しておきましょう。

ここ数年で多くの注目を集めているウェビナー。なぜウェビナーがこれほどまでに注目を集めているのでしょうか。ここではその理由を大きく2つにわけて詳しく説明していきます。

理由その1：インターネット環境の整備と普及

まず一つ目にあげられるのは、世間一般にインターネットにアクセスできる環境が整備されてきていることです。
かつての配信とは配信者側だけではなく、視聴者側もインターネットにアクセスするための環境整備を必須としていました。ですがスマートフォンの普及を皮切りに誰でもアクセスできる状態が一般的となり、機材やツールもスマートフォンと同じく発達していったのです。
配信においても高いクオリティで配信するには多くの機材の整備が必要になりますが、ウェビナーを開催するための機材の貸し出しやアドバイスをしてくれるノウハウをもった会社が多く存在しています。
ゼロから配信環境を整えることが必須でなくなったことにより、配信に対する敷居が低くなったのです。

理由その2：場所や時間に縛られない

ウェビナーへの関心を後押ししたもうひとつの要因の理由として、その場所や時代に縛られないメリットが時代にマッチしたことがあげられます。
これまでのセミナーでは決まった場所と時間に人を集めるため、参加できる人数に制限が設けられていました。また、昨今の新型コロナウイルス感染症(COVID‑19)により人を集める、ということ自体がかなり困難になってしまったためセミナーの開催自体も併せて困難になっていました。
その点ウェビナーであれば場所に関係なく多くの顧客や受講者にアプローチできます。こちらでも詳しく説明していますが、マーケティングにウェビナーを導入する企業も大幅に増加。
発祥の地であるアメリカで説明会やセミナーはウェビナー開催が当たり前といわれるほどまで発達を遂げています。
今はまだ日本でも当たり前といえる状態ではありませんが、世界的な情勢を鑑みるとウェビナーは新たなスタンダードとして確立されるのではないでしょうか。

ウェビナー配信をしたい場合、そのための機材を用意しなければいけません。クオリティを追求していくと必要な機材は数限りなく多くなっていってしまいますが、ここでは最低限これだけあれば十分、という機材について解説します。

マイク

音声を配信するためにはマイクが必要なので、マイクはどうしても用意しなければならない機材の一つです。スマートフォンやパソコンに内蔵されたマイクでも配信を行うことができないわけではありませんが、本格的な配信を行うには音質の面で不安が大きいので、配信用のマイクを用意することはほぼ必須だといえるでしょう。

マイクには有線の物のほか、無線のタイプも存在します。選ぶ際は、接続方法などの確認が非常に大切です。

カメラ

カメラの選定もとても大切になります。マイクと同じく、スマートフォンやパソコンに内蔵されているカメラを配信に使用することもできますが、より質の高い配信を行いたいならウェブカメラの用意をしたほうがよいでしょう。

また、ウェブカメラではなくビデオカメラを配信に使用することもできるので、ビデオカメラを用意するのもおすすめです。ビデオカメラの場合、ケーブルやキャプチャーなどを使用することで、映像をパソコンなどに取り込んで配信が行えます。

照明

かなり明るい場所なのであれば問題ありませんが、そこまで特別明るいわけではない場所で配信を行うのであれば、照明の用意も必要になってきます。また、照明はうまく活用すれば暖かい印象やナチュラルな印象を視聴者に与えることができるので、そういった意味でも用意する意味はとても大きいといえるでしょう。

照明の光源の種類はいろいろありますが、一番おすすめなのはLEDです。寿命や使いやすさなどを考えると、白熱灯や蛍光灯よりも優れています。

ミキサー

馴染みのない人も多いかもしれませんが、配信を行うためにはミキサーという機材も用意しなければいけません。ミキサーというのは音声をまとめる役割をもった機材です。

特に複数のマイクや音響機器を配信に使用する場合は、ミキサーはとても役に立ちます。ミキサーなしだと、それぞれの機材を操作するにはいちいちそれぞれの機材自体をいじらなければいけませんが、ミキサーがあればただミキサーを操作するだけでいろいろな機材を調整できるので、効率よく配信を行うにはミキサーが欠かせません。

新型コロナウイルス感染症が流行り、緊急事態宣言などで在宅ワークが多くなってきた世の中。時代は直接会ってからの会議より、オンラインでの会議や研修、セミナーが高まりつつあります。

しかし、そんなウェビナー配信でも、回線の問題や設備の問題などでうまくいかないときもあるでしょう。

今回は便利ではあるけど、環境や設備によっては不自由も出てきてしまうウェビナー配信についてのアンケートを実施してみました。

まず最初に「オンラインでの会議や説明会、イベントを配信(もしくは参加)したことがありますか？」というアンケートを実施しました。結果は以下の円グラフをご覧ください。

はいが32%。いいえが68%でした。ウェビナー配信が主流になる前は、セミナーや会議は直接現地での参加が主流だったので、まだまだ「はい」の回答は少ない印象でした。

しかし、ウェビナー配信は注目の媒体になるので、導入しておいて損はありません。時間の節約にもつながるので、これを機会にセミナーや会議をよく開催する人はオンラインの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

さらに、ふたつめのアンケートも実施しました。これはウェビナー配信に参加したことがある人を対象に「その際に何かトラブルは起きましたか？」という質問です。

その結果は以下をご覧ください。

特になにも起きなかったに35%と割合的には一番多い回答でした。しかし、そのほかの割合ではウェビナー配信のときになにかしらのトラブルは起きたとの回答がありましたね。

例えば、音声関係のトラブルが割合の中の27%という結果に。そのほかのトラブルは、映像関係のトラブル、通信関係のトラブル、機材関係のトラブルが挙げられました。

ネットやある程度の機材の環境がそろっていれば、通信障害などのイレギュラーなトラブルがない限りは普通に配信ができるようです。

また通信状況や、機材の調子や設定を間違っていると、喋る度にノイズが発生してしまい、音声トラブルにつながることもあります。

そのほかにもネット環境がよくなかったり、機材が十分にそろっていないことによるトラブルも挙げられたので、ネットを通じての「スムーズな」ウェビナー配信をするには入念な準備が必要だと伺えますね。

それを踏まえ、次は「ウェビナー配信をする際に必要な準備」についてご紹介します。

ウェビナー配信を行うために必要な準備についてもぜひ知っておきたいですよね。ここでは配信を行うために必要な事前準備を紹介します。

予算の設定

配信を行うに当たって、サポート業者を利用したいと思っている人は多いことでしょう。完全に自分だけの力で行うのであればよいですが、業者を利用する場合はそのための費用がかかることになるので、予算を設定しておかなければいけません。

業者を利用する場合の費用というのは、どのくらいの規模の配信を行うのかによって変わってきます。無観客の配信を行うならそこまで高額な費用はかかりませんが、それなりに多い観客がいるなかでの配信を行うためには数十万円ほどの費用が必要になることもあるので気を付けましょう。

目的を明確にする

なにを目的としてウェビナー配信を行うのかというのも、改めて明確にしておくと安心です。ライブ配信を行うつもりでいたとしても、目的を再確認することで、リアルタイムで配信する必要はないということに気が付くというケースも少なくありません。

また、目的がしっかり定まっていればいるほど、どのような配信を行うべきなのかというのも明確になります。その他の準備をいろいろと進めていく前に、まずは配信の目的を確認しましょう。

配信プラットフォームを決める

ウェビナー配信を行うには、配信用プラットフォームを決めるということも必要になってきます。配信用プラットフォームには非常に豊富な種類が存在するので、目的や予算などを踏まえたうえで最適なものを選びましょう。

ちなみに、YouTube Liveで配信を行う場合、初めての配信を開始するには24時間の認証待ちが必要になるということに注意しなければいけません。うっかりそのことを忘れてしまっていると、告知した時間に配信が行えないというトラブルが発生してしまうおそれがあります。

自社で行う？業者に依頼する？

予算の部分でも少し触れましたが、ウェビナー配信は自社で行うのか業者に依頼するのかということによっても必要になる準備は違います。自社で行うなら費用はかなり抑えることができますが、慣れていない場合は予想外のトラブルが発生してしまいかねません。

対して業者にサポートを依頼した場合は、費用は少しかかってしまいますが、トラブルが発生してしまう確率はとても低くなることが見込めます。プロの技術や機材によって、スムーズに配信が行えることでしょう。

ウェビナー配信の機材というのは用意するのにかなり費用がかかり、そのうえ調整するのもなかなか大変です。自社ですべて揃えようとすると、業者に依頼した場合より高くついてしまうということも起こりかねません。

また、トラブルの発生率がとても低く、もしなにか問題が起こってしまったとしてもそこからの立て直しが素早いということを考えてみても、やはり配信は自社で行うより業者に依頼したほうがお得です。絶対に自社で行いたいというこだわりでもない限り、基本的には業者にサポートを依頼したほうがよいといえるでしょう。

ウェビナー運営代行会社を利用するのがお得だということが分かっても、そうした会社はどういったサポートをしてくれるのかが分からないと、なかなか利用には踏み切れないことでしょう。一体ウェビナー運営代行会社はどのようなことをしてくれるのか紹介するので、参考にしてみてください。

運営のオペレーション

ウェビナー配信をしたことがない、もしくはしたことがあってもまだ経験が浅く慣れていないという人でも問題なく配信が行えるよう、ウェビナー運営代行会社は運営のオペレーションを請け負ってくれます。配信上の演出や画面の表示のさせ方、スポットライトビューの設定などはすべて代行してもらえることが多いので、こちらはほとんどなにもせずとも配信することが可能です。

また、業者によっては会場の参加者の入退室管理などといった部分まで代行してくれます。業者に依頼をすれば、ウェビナー配信に関わる負担の大部分はなくなると見てよいでしょう。

配信内容のプランニング

ウェビナー運営代行会社は、配信内容に関するプランニングもしてくれます。そのため、そもそもどういった配信の内容にしようかという大枠すらしっかり決まっていないという場合でも心配ありません。

さまざまな料金プランがもともと用意されている業者がたくさん存在するので、そのなかからどれかひとつのプランを選べば、そこから配信内容を固めていくことができるでしょう。もしどういったプランを選ぶべきなのかすら分からないという状態であっても、スタッフがヒアリングを行って提案してくれるという業者も多いため、安心してください。

機材の貸し出し

さまざまな機材の貸し出しもウェビナー運営代行会社は行っています。プロ仕様の高機能な機材を貸し出してもらえることが多いので、自社で機材を用意した場合より映像や音声の質が高い配信を行えることが期待できます。

サポートと合わせて機材の貸し出しをしてもらえるほか、機材の貸し出しのみを個別で請け負ってくれる場合があるというのもありがたい部分です。オペレーションなどに関しては特にサポートを受ける必要がないという人でも利用しやすいのが、ウェビナー運営代行会社という業者だといってよいでしょう。

会場の設営・撤去

会場の設営や撤去についても任せられる場合が多いので、一番の懸念事項は人手が足りないことだというケースでもウェビナー運営代行会社は大活躍してくれます。特に規模が大きなイベントをオンラインで行いたいと考えている場合などは、配信に慣れていたとしてもウェビナー運営代行会社にサポートをしてもらったほうがより確実に成功させられることでしょう。

大きな会場でイベントを行った経験のある人は、設営や撤去にかかる手間のことをよく分かっていることと思います。そうしたことだけを専門で行うスタッフを臨時で雇うという手もありますが、せっかくならその他のサポートも行ってくれるウェビナー運営代行会社に任せるほうが賢い選択だと言わざるを得ません。

ウェビナー配信というのは多くの企業などが行っているので簡単そうに見えてしまいがちですが、実は品質の高い配信を行うのはかなり大変です。慣れていないうちは、無理せずサポート会社に準備や当日の作業などを依頼するようにしましょう。

加えて、配信に慣れてからも自社で行うよりサポート会社に依頼したほうが得である場合も多くなっています。ウェビナー運営代行会社というのは長く付き合っていける業者なので、ぜひ、信頼できるところを探してみてください。